In multe firme, cifrele sunt treaba contabilului si a directorului. Restul echipei afla ca a fost un an bun sau prost din tonul sedintei de final de an. Firmele care cresc sanatos fac altfel: fiecare echipa stie care sunt cele doua-trei cifre de care raspunde si cum contribuie ele la rezultatul firmei.
De ce conteaza
Oamenii iau zilnic decizii care afecteaza profitul si numerarul: un agent de vanzari care acorda un discount, un responsabil de achizitii care comanda in plus, un coleg de la facturare care trimite factura cu o saptamana mai tarziu. Daca nu vad legatura dintre gesturile lor si cifrele firmei, nu au cum sa ia decizii mai bune.
Pasul 1: putini indicatori, potriviti fiecarei echipe
O echipa poate urmari realist doua-trei cifre, nu douazeci. Cateva exemple:
| Echipa | Indicatori posibili |
|---|---|
| Vanzari | Vanzari realizate fata de tinta, marja bruta pe vanzari, clienti noi |
| Colectare / financiar | Zile de incasare (DSO), facturi restante peste 60 de zile |
| Achizitii si logistica | Zile de stocare (DIO), livrari la timp, stoc fara miscare |
| Productie / operatiuni | Cost pe unitate, rebuturi, productivitate pe ora lucrata |
| Servicii pentru clienti | Timp de rezolvare, satisfactia clientilor, clienti pierduti |
Pasul 2: combina rezultate si activitati
Indicatorii de rezultat (vanzari, marja, zile de incasare) arata unde ai ajuns, dar se misca greu si tarziu. Indicatorii de activitate (numar de intalniri cu clientii, oferte trimise, apeluri de colectare facute) se pot influenta imediat si arata daca efortul de azi va produce rezultatele de maine. O echipa buna urmareste ambele tipuri: activitatile pe care le controleaza si rezultatele la care duc.
Pasul 3: fa cifrele vizibile si usor de inteles
- Un tablou simplu, actualizat saptamanal sau lunar, la vedere pentru toata echipa.
- Pentru fiecare indicator: valoarea curenta, tinta si tendinta fata de perioada anterioara.
- Explicatii in limbaj obisnuit: nu “DSO 68”, ci “in medie, clientii ne platesc dupa 68 de zile; tinta este 45”.
- Legatura cu rezultatul firmei: “fiecare 10 zile mai putin la incasare inseamna X lei in plus in cont”.
Pasul 4: fiecare cifra are un responsabil
Un indicator fara responsabil este doar o statistica. Pentru fiecare cifra trebuie sa existe o persoana care o urmareste, poate explica variatiile si propune actiuni atunci cand iese din parametri. Responsabilitatea nu inseamna vina: scopul discutiei despre o cifra proasta este sa intelegi cauza si sa decizi ce faci, nu sa gasesti un vinovat.
Capcane de evitat
- Indicatori care se bat cap in cap: daca vanzarile sunt premiate doar pe volum, vor acorda discounturi si termene lungi, iar marja si incasarile vor suferi. Leaga stimulentele de volum si de calitatea vanzarii.
- Optimizarea cifrei in loc de rezultat: oamenii vor gasi modalitati de a imbunatati exact ce se masoara. Verifica periodic daca indicatorul inca reflecta ce ai vrut sa obtii.
- Prea multe cifre: cand totul este prioritar, nimic nu mai este.
- Date in care nimeni nu are incredere: daca cifrele sunt contestate la fiecare sedinta, investeste intai in calitatea datelor.
O cultura a cifrelor nu se construieste printr-un raport nou, ci prin conversatii repetate despre aceleasi cateva numere, luna de luna. Dupa un timp, echipa incepe sa le urmareasca singura, iar tu nu mai trebuie sa intrebi.
Pentru indicatorii financiari de baza, vezi si cei 10 indicatori pe care orice administrator ar trebui sa ii stie.
Vrei un sistem de indicatori pentru firma ta?
Te ajutam sa alegi indicatorii potriviti pentru fiecare echipa, sa ii legam de rezultatul financiar si sa construim raportarea lunara. Vezi serviciul de CFO externalizat.