Delegarea pentru antreprenori: cum renunti la control fara sa pierzi controlul

Exista un moment in viata multor firme cand antreprenorul devine, fara sa vrea, principalul obstacol in calea cresterii. Toate aprobarile trec pe la el, toate problemele ajung la el, iar ziua lui se termina cu lucruri importante neatinse. Solutia nu este sa munceasca mai mult, ci sa delege altfel.

De ce ne este greu sa delegam

• “Fac mai repede singur.” Adevarat azi, fals peste sase luni. Timpul investit in a invata pe cineva se recupereaza de zeci de ori.
• Teama de greseli. Oamenii vor gresi, la fel cum ai gresit si tu cand ai inceput. Intrebarea este cat de mari pot fi greselile si cat de repede le observi.
• Lipsa de vizibilitate. Multi antreprenori nu deleaga pentru ca, daca nu fac ei lucrurile, nu mai stiu ce se intampla. Aceasta este, de fapt, o problema de raportare, nu de incredere.

Deleaga rezultate, nu sarcini

“Suna clientii cu facturi restante” este o sarcina. “Adu zilele de incasare de la 75 la 50 pana la sfarsitul trimestrului” este un rezultat. Prima varianta te obliga sa verifici fiecare pas; a doua lasa omului libertatea de a gasi cea mai buna cale si iti da tie un singur numar de urmarit.

Pentru fiecare responsabilitate delegata, clarifica in scris patru lucruri:

1. Rezultatul asteptat, masurabil si cu termen.
2. Limitele de decizie: ce poate decide singur (de exemplu, reduceri de pana la 5% sau cheltuieli de pana la 5.000 lei) si ce trebuie discutat cu tine.
3. Resursele disponibile: buget, oameni, acces la informatii.
4. Ritmul de raportare: cand si cum va arata progresul.

Ce delegi primul

Fa o lista cu tot ce faci intr-o saptamana obisnuita si imparte activitatile in trei categorii:

• Doar tu le poti face: strategia, relatiile-cheie, deciziile mari de investitii si oameni. Pe acestea le pastrezi.
• Le faci bine, dar le-ar putea face si altcineva: aici este cel mai mare castig de timp. Le delegi treptat, cu insotire la inceput.
• Nu ar trebui sa le faci deloc: sarcini administrative, operatiuni repetitive. Le delegi sau le automatizezi imediat.

Cum pastrezi controlul: prin cifre, nu prin aprobari

Controlul nu inseamna sa aprobi fiecare factura. Inseamna sa stii in orice moment daca lucrurile merg in directia buna. Pentru asta ai nevoie de cativa indicatori, actualizati regulat, pentru fiecare zona delegata: vanzari si marja pentru comercial, zile de incasare pentru colectare, stocuri pentru achizitii, numerar disponibil pentru financiar. Daca indicatorul este in parametri, nu intervii. Daca deviaza, discuti cu responsabilul despre cauza si solutie.

Greseli frecvente

• Delegarea “aruncata”: transferi responsabilitatea fara context, apoi esti nemultumit de rezultat.
• Revocarea la prima greseala: iei inapoi sarcina si transmiti echipei ca nu are rost sa isi asume nimic.
• Delegarea responsabilitatii fara autoritate: omul raspunde de rezultat, dar trebuie sa ceara aprobare pentru orice.
• Ocolirea responsabilului: dai indicatii direct echipei lui si ii subminezi rolul.

Delegarea buna nu este un eveniment, ci un proces. La inceput vei petrece mai mult timp explicand si verificand; dupa cateva luni, vei avea in sfarsit timp pentru lucrurile pe care doar tu le poti face.